Sitem Pengawasan | FISIPOL

 Halo teman-teman, apa kabar semoga kita semua tetap sehat dalam melaksanakan aktivitas sehari-hari, disini saya akan membagikan makalah saya tentang sistem pengawasan, makalah ini merupakan tugas yang diberikan dosen kepada saya sebagai pengganti MID dalam mata kuliah Sistem Pengawasan pada semester V Jurusan Ilmu Administrasi Negara fakultas Fisipol di Universitas Tomakaka,  semoga bermanfaat buat teman-teman yang mencari artikel ataupun makalah tentang sistem pengawasan di internet

MAKALAH 

TENTANG

“SISTEM PENGAWASAN”

PENGGANTI MID

DISUSUN OLEH :

PIO MALTIR

 

 

 

UNIVERSITAS TOMAKAKA KAMPUS III TOPOYO

                                         FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK                           

JURUSAN ADMINISTRASI NEGARA

T.A 2020\2021

BAB 1

PENDAHULUAN

A.       Latar Belakang

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi. Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki. Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan organisasi diantaranya.

Seperti hanya pada mobil,anda menekan gas,maka mobil anda akan berjalan lebih cepat.Putarlah setir anta maka mobil akan berganti arah.tekan pedal rem,maka mobil pun akan segera berhenti atau melaju secara perlahan. Dengan segala perangkat ini,anda mengendalikan arah dan kecepatan: jika beberapa diantaranya tidak berfungsi, mobil tidak akan melakukan apa yang anda inginkan. Dengan kata lain,mobil tersebut berada diluar kendali. Sebuah Organisasi juga harus dikendalikan; yaitu perangkat harus berda pada tempatnya untuk memastikan bahwa tujuan strategisnya dapat tercapai.Akan tetapi pengendalian organisasi lebuh rumit daripada menegemudikan sebuah mobil.

BAB II

PEMBAHASAN

A.     DASAR - DASAR PENGAWASAN

Kasus-kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyeslesaian (deadline),suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana.

Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawasan (controlling), antara lain evaluating, appraising, atau correcting. Sebutan controlling lebih banyak digunakan karena lebih mengadung konotasi yang mencakup penetapan standar,pengukuran kegiatan,dan pengambilan tindakan korektif.

B.     PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan bisa didefinisikan sebagai suatu usaha sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja standar, rencana, atau tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu untuk menentukan apakah kinerja sejalan dengan standar tersebut dan untuk mengambil tindakan penyembuhan yang diperlukan untuk melihat bahwa sumber daya manusia digunakan dengan seefektif dan seefisien mungkin didalam mencapai tujuan.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi kerja dan apabila perlu, menerapkan tidankan-tindakan korektif sehingga hasil pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai dengan perencanaannya.

Terry (dalam Sujamto, 1986 : 17) menyatakan Pengawasan adalah untuk menentukan apa yang telah dicapai, mengadakan evaluasi atasannya, dan mengambil tindakan-tidakan korektif bila diperlukan untuk menjamin agar hasilnya sesuai dengan rencana. 

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.Siagian (1990:107) menyebutkan bahwa yang dimaksud

 

C.  SYARAT-SYARAT PENGAWASAN

   1. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

   2. Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi

   3. Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

   4. Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.

   5. Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

   6. Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

   7. Pengawasan harus ekonomis.

   8. Pengawasan harus mudah dimengerti.

   9. Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

D. PENTINGNYA PENGAWASAN

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alas an mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :

1.  Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.

2.  Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati.Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga.Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

     3.  Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan.Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan.Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

      4.  Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem penga-wasan.

E. JENIS-JENIS PENGAWASAN

    1.  Pengawasan Intern dan Ekstern

    Pengawasan intern adalah pengawasan yang dilakukan oleh orang atau badan yang ada di dalam     lingkungan unit organisasi yang bersangkutan.” Pengawasan dalam bentuk ini dapat dilakukan dengan cara pengawasan atasan langsung atau pengawasan melekat (built in control) atau pengawasan yang dilakukan secara rutin. Contohnya : Kepala Sekolah mensupervisi guru ketika mengajar di kelas.

Pengawasan ekstern adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang berada di luar unit organisasi yang diawasi.Contohnya : Pengawas Sekolah mensupervisi guru ketika mengajar di sebuah sekolah, Pengawas UN mengawasi Peserta Didik yang  edang ujian di sebuah sekolah.

2.   Pengawasan Preventif dan Represif

    Pengawasan preventif lebih dimaksudkan sebagai, “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan sebelum kegiatan itu dilaksanakan, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan.” Lazimnya, pengawasan ini dilakukan pemerintah dengan maksud untuk menghindari adanya penyimpangan pelaksanaan keuangan negara yang akan membebankan dan merugikan negara lebih besar. Di sisi lain, pengawasan ini juga dimaksudkan agar sistem pelaksanaan anggaran dapat berjalan sebagaimana yang dikehendaki. Pengawasan preventif akan lebih bermanfaat dan bermakna jika dilakukan oleh atasan langsung, sehingga penyimpangan yang kemungkinan dilakukan akan terdeteksi lebih awal. Contohnya : Yayasan memonitori/ mendampingi dna mengevaluasi penggunaan anggaran sekolah binaannya.

Di sisi lain, pengawasan represif adalah “pengawasan yang dilakukan terhadap suatu kegiatan setelah kegiatan itu dilakukan.” Pengawasan model ini lazimnya dilakukan pada akhir tahun anggaran, di mana anggaran yang telah ditentukan kemudian disampaikan laporannya.Setelah itu, dilakukan pemeriksaan dan pengawasannya untuk mengetahui kemungkinan terjadinya penyimpangan. Contohnya: Tim Audit BPK memeriksa laopran penggunaan BOS.

3.    Pengawasan Aktif dan Pasif

Pengawasan dekat (aktif) dilakukan sebagai bentuk “pengawasan yang dilaksanakan di tempat kegiatan yang bersangkutan.”Contohnya : Mandor mengawasi Buruhnya ketika bekerja.

BAB III

Kesimpulan

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin organisasi.Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih baik lagi

Nah itulah makalah yang saya tuliskan, lebuih kurangnya mohon dimaafkan semoga bermanfaat, terima kasih..