Home / administrasi negara / education

Makalah Tentang Administrasi Fisipol

By maltyrpio Post a Comment
MAKALAH

TENTANG
ADMINISTRASI
Makalah Disusunun Untuk Memenuhi Tugas Dalam Mata Kuliah
Ilmu Administrasi Negara
DOSEN MATA KULIAH
JHON ELIT, S.Pd M.Pd
DISUSUN OLEH :
                                                   PIO MALTIR
    NIM   : 1902502020054


FAKULTAS FISIPOL
UNIVERSITAS TOMAKAKA MAMUJU
KAMPUS 3 TOPOYO


                                         
KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan Bismilla marilah kita panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena berkat rahmat dan hidayahnya masih diberikan nikmat dan kesehatan kepada kita semua, sehingga saya dapat menyelesaikan makalah mata kuliah Ilmu Administrasi Negara tentang ADMINISTRASI

Pada kesempatan kali ini penyusun mengucapkan terima kasih kepada :
     1. Dosen Mata Kuliah Ilmu Administrasi Negara
     2. Seluruh Mahasiswa Dari Berbagai Fakultas

Penyusun menyadari masih terdapat kekeliruan dalam penyusunan dan penulisan tugas ini semata-mata datangnya dari diri pribadi yang takluput rasa khilaf dan kesempurnaan. Mudah-mudahan makalah Ilmu Administrasi Negara tentang Administrasi dapat bermanfaat bagi kita semua


Tobadak,  13 Desember 2019


Penyusun
                                                                                                                             

                                                                                                                                                                                     
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.......................................................................................... i
DAFTAR ISI.................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN..................................................................................... 1
a.    Latar Belakang Masalah........................................................................ 1
b.   Rumusan Masalah................................................................................. 2
c.    Tujuan Dan Manfaat............................................................................. 2
BAB II PEMBAHASAN............................................................................ ........ 3
a.    Pengertian Administrasi........................................................................ 3
b.    Unsur-Unsur Administrasi...................................................................... 8
c.    Fungsi Administrasi............................................................................. 18
BAB III KESIMPULAN.................................................................................... 19
a.    Kesimpulan......................................................................................... 19
DAFTAR PUSTAKA


                                                                                                   
BAB I
PENDAHULUAN 
A.    Latar Belakang
Ilmu Administrasi adalah suatu ilmu pengetahuan yang masih muda usianya dibanding dengan ilmu lainnya. Nanti pada akhir abad ke-19, ilmu ini muncul ditengah-tengah ilmu pengetahuan lainnya yang telah ada. Meskipun pengetahuan ilmu Administrasi ini baru saja berkembang, namun jauh sebelumnya sudah ada persoalan Administrasi, yakni semenjak manusia hidup disamping manusia lainnya.
 Seperti diketahui bahwa selama hidup seseorang lebih banyak berada dalam saling pengaruhnya dengan orang lain daripada hidup menyendiri. Pada dasarnya orang tidak mampu hidup sendiri. Hampir sebagian besar kebutuhannya hanya dapat terpenuhi apabila yang bersangkutan berhubungan dengan orang lain. Hal ini terutama sekali disebabkan karena orang menghadapi pembatasan-pembatasan dalam usaha mencapai kebutuhannya(Sutarto, 1979).
Mengenai pembatasan-pembatasan yang dihadapi orang dalam usaha memenuhi kebutuhannya, Chester L. Barnard mengemukakan sebagai berikut :
Pembatasan-pembatasan pencapaian Tujuan adalah akibat 2 macam faktor, yaitu :
1.                  Pembawaan biologis atau kemampuan seseorang.
2.                  Faktor-faktor fisik lingkungan.
Sebagai contoh, ambillah kasus sederhana tentang sebuah batu yang terlalu besar untuk dipindahkan oleh seseorang. Ini dapat dinyatakan sebagai “batu terlalu besar bagi orang “ atau “ Orang terlalu kecil dibanding dengan batu “.
Dalam pernyataan pertama kami mengatakan bahwa pembatasan terletak pada fisik lingkungan dari orang, dalam pernyataan kedua kami menyatakan bahwa pembatasan terletak pada kekuatan biologis orang, tetapi jelas pembatasan ada dalam keseluruhan situasi (Sutarto,1979). Menurut Sutarto, keterbatasan seperti itu dapat dihilangkan apabila yang memindahkan batu lebih dari seseorang.
Demikian pula halnya kebutuhan seseorang yang besar dan berat, untuk dapat memenuhinya maka timbul keharusan pada orang itu bekerjasama dengan orang lain. Dengan demikian terjadilah usaha kerja sama.
Dari segenap proses penyelenggaraan usaha kerja sama manusia untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhannya atau tujuannya, telah umum dikenal dalam dunia ilmu pengetahuan dengan suatu istilah “Administrasi“.
Sudah pasti bahwa usaha kerja sama manusia seperti yang telah dikemukakan diatas telah ada sejak zaman dahulu kala misalnya, kerja sama manusia membangun Taman tergantung di Babilonia, Piramid di Mesir, Tembok Raksasa di Cina, Candi Borobudur di Indonesia dan lain-lain.
Jadi Administrasi itu telah ada sejak adanya sekelompok manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.
B.     Rumusan Masalah
1.      Pengertian Administrasi?
2.      Proses/fungsi Administrasi?

C.    Tujuan Dan Manfaat
1.      Untuk mengetahui Tentang Administrasi
2.      Untuk mengetahui proses/fumgsi Administrasi 


                                                                                                                                     
BAB II
PEMBAHASAN
A.    PENGERTIAN ADMINISTRASI
Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui perjuangan yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, maka ilmu ini memerlukan pembinaan dan pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang menjadi pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang yang telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi, berikut orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada umumnya.
Memang masih ada berbagai masalah yang dihadapi dalam mengembangkan dan membina ilmu administrasi ini, terutama di Indonesia, dimana ilmu administrasi belum lama dikenal baik pada perguruan tinggi maupun pada lembaga-lembaga pendidikan rendah, begitu pula dikalangan masyarakat umum.
Adapun masalah-masalah yang dihadapi dalam usaha pembinaan administrasi yang perlu mendapat pemecahan antara lain :
1.       Masih dijumpainya beraneka ragam arti administrasi dalam literatur, begitu pula penggunaannya dalam percakapan sehari-hari.
2.       Persamaan istilah dan persesuaian paham tentang isi yang terkandung dalam suatu istilah masih menjadi persoalan pula. Misalnya istilah “Administration” dan “Management” masih sering dikacaukan oleh sebagian penulis Amerika, kedua istilah ini disamakan artinya.
3.       Adanya keanekaragaman istilah terjemahan untuk sesuatu istilah asing misalnya istilah “Management” di Indonesia menjadi :
a.    Kepemimpinan oleh Lembaga Administrasi Negara.
b.   Ketatalaksanaan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
c.    Manejemen oleh Balai Pembinaan Administrasi Universitas Gajah Mada.
d.   Pembinaan oleh Departemen Hankam
e.    Kedudukan Ilmu Administrasi sebagai suatu ilmu yang berdiri sendiri dan tempatnya dalam ilmu pengetahuan serta cabang-cabang.
         Disamping masalah-masalah tersebut diatas, maka salah satu faktor yang belum memungkinkan kelancaran perkembangan ilmu administrasi di tanah air kita ini, ialah masih kurangnya ahli dalam bidang ilmu ini yang sungguh-sungguh bersedia menjadi pengembang dan pembina ilmu ini. Dewasa ini semakin terasa pentingnya peranan administrasi dalam usaha-usaha kerja sama manusia termasuk dalam usaha melancarkan pembangunan nasional.
Berbagai pengalaman dalam usaha-usaha pembangunan yang telah dilaksanakan dan tidak ditunjang dengan kemampuan administrasi yang baik, telah mengalami kegagalan-kegagalan dan kemacetan-kemacetan. Tidak terdapatnya kaitan antara perencanaan dan pelaksanaan pembangunan, disebabkan oleh lemahnya kemampuan administrasi yang dimiliki.
Pada dasarnya manusia dalam berusaha mencapai sesuatu tujuan selalu menghendaki hasil yang lebih besar, dengan pengorbanan yang lebih kecil atau murah. Hal yang demikian hanya bisa dicapai apabila manusai di dalam usahanya itu menerapkan asas efisiensi. Dengan kata lain ia harus mengadministrasi usahanya sebaik-baiknya agar usahanya itu memberikan hasil yang maksimal.
Betapa pentingnya administrasi dalam usaha kerja sama manusia ini, dapat dilihat dari beberapa pendapat dari para ahli di bawah ini :
1.       Charles A. Beard berkatakan bahwa “ tidak ada satu hal untuk abad modern sekarang ini yang lebih penting dari Administrasi. Kelangsungan hidup pemerintah yang berdab dan malahan kelangsungan hidup dari peradaban itu sendiri akan sangat tergantung atas kemampuan kita untuk membina dan mengembangkan suatu filsafat Administrasi yang mampu memecahkan masalah-masalah masyarakat modern (Siagian,1977).
2.       Prof. Dr.Mr. Prajudi Atmosudirdjo, dalam bukunya “Office Management” mengatakan bahwa, “Tidak ada didunia ini orang yang mencapai sukses besar jikalau dia hanya pandai bekerja sendirian, dia harus pandai bekerja sama dengan orang lain. Dengan kata lain dia harus pandai organisasi, management, dan tata usaha” ( Dinyatakan beliau bahwa organisasi, management, dan juga tata usaha adalah kandungan daripada Administrasi ). (Atmosudirdjo,1975).
3.       Dr.S.P. Siagian MPA. (1977) dalam bukunya “Filsafat Administrasi“ mengatakan pula bahwa “ Memang sesungguhnya abad sekarang ini adalah abad administrasi. Abad Administrasi karena keputusan dibidang politik, ekonomi, kebudayaan, militer dan lain-lain hanya akan ada artinya apabila keputusan tersebut terlaksana dengan efisien dan ekonomis”.
Apabila dianalisis pendapat ahli-ahli tersebut diatas, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa usaha kerja sama apapun yang dilakukan oleh manusia mulai dari yang paling sederhana sampai pada usaha-usaha yang paling besar dan kompleks, baik usaha itu dilakukan oleh swasta maupun yang dilakukan oleh negara atau pemerintah seperti usaha-usaha dibidang pembangunan nasional, hanya dapat berhasil dengan sukses apabila ditunjang oleh kemampuan administrasi yang baik.
1.       Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”, berasal dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan, pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986) Jadi, Administrasi pada hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah ditentukan.
2.      Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”. Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda. Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia menjadi “Administratie”.
Administrasi dalam Bahasa Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “. (Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya, yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer” atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil, gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986).
Jadi, pengertian Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu, sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan.
Pengertian Administrasi sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu , dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “ Kursus Pengetahuan Administrasi “, sebagai berikut :
“ Dalam arti yang sempit bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha. Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam organisasi. (The Liang Gie,1972).
Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat, korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia telah lazim dipergunakan istilah “ Tata Usaha “.
3.      Administrasi dalam Arti Luas
Dua istilah yang mirip tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian ini mempunyai dua pengertian yaitu :
a.       Administrasi dalam pengertian sama dengan pengertian administratie atau yang lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan
b.      Administrasi dalam pengertian sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas pada bagian berikut.
         Administration mempunyai pengertian dan skop yang lebih luas dari pada administratie dilihat dari aspek tatausaha saja. Jadi, pengertian administrasi yang dimaksudkan di sini adalah pengertian yang lebih luas yang sekaligus mencakup tata usaha. Dalam hubungan ini, akan dikemukakan beberapa definisi dari kalangan ahli administrasi dan manajemen sebagai berikut :
1.       Dwight Waldo (1971) mengemukakan bahwa : Administrasi adalah suatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rationaliteit yang tinggi.
2.       William H. Newman (1963) berpendapat bahwa : Administrasi adalah bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha dari sekelompok individu menuju pencapaian Tujuan bersama.
3.       Dr. S.P. Siagian MPA (1977) berpendapat bahwa : Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai Tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
4.       Drs. The Liang Gie dan Drs. Sutarto (1977) mengemukakan pula bahwa : Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Bila diteliti secara cermat definisi-definisi tersebut diatas maka sesungguhnya Administrasi adalah rangkaian kegiatan atau proses yang :
a.       Dilakukan oleh sekelompok orang (dua orang atau lebih).
b.      Berlangsung dalam suatu bentuk kerja sama.
c.       Dimaksudkan untuk mencapai Tujuan tertentu yang telah ditetapkan.
       Ketiga faktor tersebut dapat disingkat menjadi sekelompok orang, kerja sam, tujuan tertentu. Ketiga faktor inilah yang lazim dikenal sebagai unsur mutlak dari pada Administrasi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan (proses) yang wujudnya: merencanakan, memutuskan, menyusun, mengatur, memimpin, mengurus, mengarahkan, membimbing, menselaraskan, mengendalikan, mengawasi, meyempurnakan dan kegiatan-kegiatan semacam itu. Untuk ringkasnya kegiatan-kegiatan semacam itu tercakup dalam suatu istilah yaitu yang disebut ”menata” atau “penataan”. Oleh karena itu kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam pengertian Administrasi adalah rangkaian kegiatan penataan. (The Liang Gie & Sutanto,1977).
Dengan demikian dapat ditarik kesimpulan bahwa Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap usaha kerja sama manusia untuk mencapai tujuan tertentu.
Sebagaimana diketahui bahwa tujuan yang hendak dicapai dan sifat suatu kerja sama dapat bermacam-macam. Demikian juga jumlah dan susunan orang-orang yang bekerja sama dapat berbeda-beda pula. Selanjutnya usaha itu dapat pula berlangsung pada waktu dan tempat yang berlain-lainan. Tetapi pada setiap kerja sama yang dilakukan oleh sekelompok orang pasti terdapat rangkaian kegiatan penataan yang mengarahkan kepada pencapaian tujuan. Rangkaian kegiatan penataan ini sebagai suatu kebulatan kini biasanya menjadi fungsi seseorang atau beberapa orang pejabat. Atau dengan perkataan lain Administrasi sebagai fungsi dijalankan oleh setiap orang yang berkedudukan sebagai pucuk pimpinan suatu usaha kerja sama manusaia atau “Ketua Organisasi”. Yang dinamakan “Administrator”. Jadi Administrator adalah kepala yang tertinggi di dalam organisasi. Tetapi tidaklah berarti bahwa Administratorlah yang satu-satunya berperan sebagai pelaksana fungsi Administrasi, melainkan dilaksanakan juga oleh pejabat-pejabat yang berada dibawahnya berdasarkan pelimpahan dari Administrator tadi.
Perlu diketahui bahwa Administrasi yang merupakan rangkaian kegiatan penataan, merupakan pekerjaan penunjang pelaksanaan pekerjaan substansuif. Kelompok pekerjaan yang dilakukan dengan rangkaian kegiatan subtantif dinamakan “pekerjaan pokok” atau “pekerjaan induk” yaitu pekerjaan yang langsung bertalian dengan tujuan yang hendak dicapai.
Untuk menegaskan perbedaan antara rangkaian kegiatan penataan dan rangkaian kegiatan substansif, dapat diberikan contoh sebagai berikut :
Dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi yang dilakukan oleh suatu universitas yang bertujuan menghasilkan sarjana, maka yang termasuk rangkaian kegiatan pekerjaan subtantif, antara lain meliputi kegiatan seperti :
a.       Mengajarkan suatu mata kuliah
b.      Menguji mahasiswa
c.       Melakukan penelitian
d.      Melaukan pengabdian kepada masyarakat
e.      Membuat skripsi
f.        Mengarang Buku
Sedangkan yang termasuk rangkaian kegiatan penataan antara lain :
a.       Membuat rencana kerja tahunan.
b.      Membagi tugas antara pengajar.
c.       Menyusun kalender akademis.
d.      Menyusun jadwal perkuliahan.
e.      Mengatur ujian.
f.        Mengatur/megurus tersedianya alat peraga, ruang kuliah dan lain-lain.
g.       Menghimpun dan menyampaikan informasi dari pimpinan universitas kepada para pengajar.
h.      Mengurus kenaikan pangkat para pengajar.
i.         Berusaha menemukan cara kerja yang lebih baik.
Contoh lain ialah proses produksi yang ditujukan untuk mengahasilkan suatu barang pabrik, rangkaian perbuatan pekerjaan subtantif, misalnya :
a.       Mencampurkan bahan-bahan yang diperlukan.
b.      Menjalankan mesin pengolahnya.
c.       Menambahkan warna yang diperlukan.
d.      Memotong menjadi sesuatu bentuk dan ukuran sampai barang itu benar-benar selesai.
Sedangkan proses penataan miasalnya :
a.       Perbuatan-perbuatan mengatur pemakain tenaga buruh.
b.      Mengurus keuangan pabrik itu.
c.       Mengadakan catatan-catatan mengenai hasil produksi.
d.      Memperhatikan tanggapan-tanggapan masyarakat terhadap barang yang dihasilkan. (The Liang Gie & Sutanto, 1977).
UNSUR-UNSUR ADMINISTRASI
1. Organisasi
 Organisasi adalah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu. Organisasi biasanya memanfaatkan suatu sumber daya tertentu misalnya lingkungan, cara atau metode, material, mesin, uang, dan beberapa sumberdaya lain dalam rangka mencapai tujuan organisasi tersebut. Orang orang yang terkumpul dalam sebuah organisasi sepakat untuk mencapai tujuan tertentu melalui sumber daya secara sistematis dan rasional yang terkendali dan adanya pemimpin organisasi yang akan memimpin operasional organisasi dengan terencana.
Menurut para ahli terdapat beberapa pengertian organisasi sebagai berikut :
1.                              Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan  manajer mengejar tujuan bersama.
2.                              Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.
3.                              Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebi
Struktur Organisasi
Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.
Struktur Organisasi sangat penting untuk dapat dipahami oleh semua komponen dalam rangka menciptakan sistem kerja yang efektif dan efesien. Struktur organisasi merupakan deskripsi bagaimana organisasi membagi pekerjaan dan melaksanakan tugas atau pekerjaannya dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Struktur organisasi juga mengatur siapa yang melaksanakan tugas dan pekerjaan itu. Selain membagi dan mengatur tugas dan pekerjaan yang diemban oleh organisasi, struktur organisasi juga menggambarkan hubungan organisasi secara internal maupun eksternal
Bentuk-bentuk organisasi :
·                           Organisasi politik
·                           Organisasi sosial
·                           Organisasi mahasiswa
·                           Organisasi olahraga
·                           Organisasi sekolah
·                           Organisasi negara

2.      Manajemen
Istilah manajemen yang bahasa Inggrisnya “management”berasal dari beberapa bahasa seperti: (1) Bahasa Latin,yakni “managiere” yang artinya melakukan, melaksanakan, mengurus sesuatu (Tanthowi, 19830); (2) Bahasa Italia, “maneggiare”artinya melatih kuda atau secara harfiah berarti mengendalikan = to handle (Silalahi, 1989); (3) Bahasa Prancis, yaitu “manege” atau “manage” artinya tindakan membimbing, memimpin, mengemudikan, mengurus, memerintah dan kata manage juga berarti “tempat latihan kuda”, “penjinakan kuda” (Tanthowi, 1983, Atmosudirdjo, 1986) ; (4) Bahasa Inggris sendiri istilah itu dikenal dengan “management” yang bentuk infinitifnya adalah “to manage” yang berarti menangani, mengendalikan, menguasai, mengurus, menyelesaikan sesuatu (Atmosudirdjo, 1986).
Apabila diperhatikan secara cermat kegiatan-kegiatan yang dikandung dari istilah asal usul manajemen tersebut diatas, yakni : melakukan, melaksanakan, mengurus, mengendalikan, membimbing, memimpin, mengemudikan, memerintah. melatih, menguasai, dan menyelesaiakan, ternyata mempunyai kesamaan dengan kegiatan-kegian yang dikandung oleh istilah “menata” atau “penataan”yang merupakan kegiatan administrrasi. Jadi, memang wajar kalau ada pandangan dari beberapa ahli yang menyamakan istilah administrasi dengan manajemen.
Definisi Manajemen
Berikut ini dikemukakan beberfapa definisi manajemen menurut para ahli dibidang ini.
Frederick Winslow Taylor, sebagai bapak manajemen ilmiah memberi rumusan manajemen seperti ini: “Management, the art of management, is defined as knowing axactly what you whant to do and the seeing that they do it in the best and cheapest way ( Tanthowi. 1983).Artinya: Manajemen, seni dari manjemen diartikan sebagai kepandaian yang sungguh-sungguh tentang apa yang dikehendaki dari menyuruh orang mengerjakan sesuatu dan mengawasi mereka mengerjarkan sesuatu dengan sebaik-baiknya dan dengan cara yang paling murah.
Menurut George R. Terry dalam bukunya: The Principle of management, mengatakan: “Management is a distinct procece consisting of planning, organizing,actuating, and controlling, utiliting in each both science and art, and followed in order to accomplish predetermined objectives”( Manajemen adalah suatu proses yang membeda-bedakan atas: perencanaan, pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, dan pengawasan, dengan memanfaatkan baik ilmu maupun seni, agar dapat menyelesaikan Tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya) (Handaya ningrat, 1982).
Sheldon (dalam Tanthowi, 1983) dalam bukunya “The Philosophy of Management” memberikan rumusan manajemen seperti ini: “mangement proper is function in the indudusty conderned in the execution of policy : within the limits set up by administration and the employment of the organization for the particular objecks set before it” (Manajemen adalah fungsi dalam industri yang berhubungan dengan kebijaksanaan dalam batas-batas yang telah ditetapkan dalam administrasi dan penggunanaan organisasi untuk sasaran-sasaran tertentu sebagaimana ditetapkan sebelumnya).
Selanjutnya Siagian (1977) merumuskan manajemen sebagai “kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian Tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
Akhirnya, Manullang (1996) menegaskan bahwa “Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumberdaya untuk mencapai Tujuan yang sudah ditetapkan. Apabila dicermati semua pendapat di atas, maka dapat ditawarkan satu definisi manajemen yang lebih sederhana , yaitu: “Manajemen adalah suatu seni dan ilmu tentang cara mengatur, memimpin, dan mengendalikan semua sumber (resources) dalam rangka mencapai hasil atau Tujuan tertentu.
Dari definisi tersebut dapat dilihat bahwa disamping manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Manajemen sebagai seni dapat diartikan sebagai suatu praktek. Memang, manajemen itu telah dipraktekkan pada pekerjaan-pekerjaan tertentu dalam berbagai macam organisasi baik di bidang pemerintahan mau pun dibidang swasta, jauh sebelum manajemen itu sendiri lahir sebagai suatu ilmu. Dalam hubungan ini, Drucker (1982) mengatakan telaah manajemen tidak lebih tua daripada manajemen itu sendiri – artinya, barusaja dimulai. Manajemen sebagai seni ditandai oleh pengalaman-pengalaman, dugaan ataupun kemampuan alamiah berupa skill atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam diri seseorang untuk mewujudkan hasil kerja tertentu.
Manajemen juda sebagi ilmu, meskipun demikian tidaklah sepenuhnya sebagai ilmu. Pekerjaan manajer dapat dianalisis dan diklasifikasi secara sistematis. Jadi, ada aspek ilmiah dalam manajemen dan ada cirri-ciri professional. Unsur-unsur manajemen dapat dianalisis, di organisasikan secara sistematis dan dapat dipelajari oleh siapa pun yang mempunyai kecerdasan normal.
Dari definisi yang ditawarkan terlihat adanya kegiatan seperti mengatur, memimpin,dan mengendalikan. Hal ini, memberikan indikasi bahwa kegiatan manajemen itu selalu didasarkan pada upaya-upaya yang teratur atau sistematis, rasional dan dapat dipertanggungjawabkan hasilnya. Ketiga kata itu pada hakekatnya mempunyai makna yang dapat mewakili fungsi-fungsi manajemen, yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Sedang yang dimaksud dengan semua sumber (resources) dalam definisi itu adalah meliputi: tenaga kerja (man), sumber biaya (money), material atau bahan-bahan (materials), peralatan dan mesin (machine),cara kerja (method), pemasaran (market) atau pelayanan (service).
Dengan demikian manajemen itu merupakan rangkaian kegiatan atau proses kegiatan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan untuk mencapai hasil atau tujuan dengan memanfaatkan sumber-sumber yang ada seperti tenaga kerja, biaya, bahan-bahan, peralatan, cara-cara kerja, pemasaran atau pelayanan dengan efisien dan efektif.

3.      Komunikasi
      Administrasi juga mengatur pola komunikasi antar departemen. Misalnya melalui surat atau warta.
Pengertian Komunikasi menurut para ahli :
1.                              Joseph L. Messic dan John Dougios :
Komunikasi sebagai proses pengiriman gagasan dan pesan dari seseorang kepada orang lain.
2.                              Keith Davis :
Komunikasi sebagai proses pemindahan informasi dan pengertian dari orang yang satu kepada orang lain.
3.                              Harold Koontz :
Komunikasi sebagai pemindahan informasi dr sumber kpd penerima dg informasi yg dimengerti oleh penerima.
4.                              Judith R. Gordon : 
Komunikasi adalah pemindahan informasi ,gagasan, pengertian atau perasaan antar orang.
Istilah “mengirimkan” berkesan seolah komunikasi selalu terjadi dalam jarak jauh, antara sumber & penerima berada di lokasi yg berjauhan, padahal dapat terjadi secara tatap muka. Istilah “pemindahan” berkesan seolah informasi itu dimiliki, dibawa serta diberikan pada orang lain. Oleh karena itu istilah yang paling tepat adalah “menyampaikan” informasi atau warta.

4. Kepegawaian
Pengertian administrasi kepegawaian – Administrasi kepegawaian adalah seluruh aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan masalah penggunaan pegawai (tenaga kerja) untuk mencapai tujuan. Sedangkan administrator bertujuan untuk menyusun dan mengendalikan seluruh aktivitas untuk memelihara, mengembangkan, mendapatkan maupun menggunakan para pegawai sesuai dengan beban kerja untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan yang telah di tentukan sebelumnya.
Berikut ini Fungsi Teknis dari Administrasi Kepegawaian
Pada dasarnya administrasi kepegawaian melakukan 2 (dua) fungsi diantaranya fungsi manajerial dan fungsi teknis. Fungsi manajerial berkaitan dengan menggunakan pikiran,misalnya seperti: perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Sedangkan fungsi teknis berkaitan dengan berbagai macam kegiatan yang dilakukan menggunakan fisik misalnya seperti: pengadaan, konpensasi, pengembangan, integrasi, pemeliharaan, maupun pemensiunan.
Fungsi umum dari administrasi kepegawaian
Perencanaan pegawai, dapat diartikan sebagai suatu proses penentuan berbagai macam kebutuhan pegawai di masa yang akan datang berdasarkan dari perubahan yang terjadi dan persediaan pegawai yang sudah ada. Perencanaan pegawai merupakan hal yang sangat penting, sebab dapat membantu suatu perusahaan atau organisasi dalam menentukan sumber yang di butuhkan serta dapat membantu menentukan apa saja yang bisa dicapai dari sumber yang tersedia.
Pengorganisasian kepegawaian, yaitu menggolongkan, menetapkan dan mengatur berbagai macam aktivitas atau kegiatan yang dianggap sangat penting, misalnya seperti menetapkan tugas seseorang, menetapkan wewenang seseorang dan lain-lain ke dalam suatu pola tertentu sedemikian rupa sehingga pegawai yang bekerja di dalamnya dapat saling bekerja sama tentunya supaya dapat mempermudah dalam mencapai tujuan perusahaan atau organisasi

5.      Keuangan
1.                                 Definisi Manajemen Keuangan
Definisi Manajemen Keuangan adalah segala kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan cara memperoleh, menggunakan, serta mengelola keuangan perusahaan untuk mencapai tujuan utama perusahaan. Manajemen keuangan merupakan hal yang penting untuk diterapkan pada perusahaan. Hal ini dikarenakan, keuangan merupakan salah satu pondasi yang kuat untuk pertumbuhan dan perkembangan perusahaan. Keuangan juga dapat dikatakan sebagai hal yang paling riskan dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, keuangan harus dikelola dengan baik oleh seorang manajer keuangan.
Pengelolaan keuangan juga penting untuk dilakukan. Pengelolaan ini bisa dimulai dari perencanaan keuangan yang bisa dilakukan baik oleh perorangan maupun perusahaan. Namun, masih banyak yang merasa kebingungan, bahkan kesulitan akan bagaimana cara yang tepat untuk mengelola keuangan pribadi, serta bisnisnya. Jika Anda juga merasakan hal yang sama, terdapat sejumlah referensi yang relevan dan bisa menjadi bahan acuan untuk memperdalam mengenai mengelola keuangan. Di dalamnya, terdapat sejumlah penjelasan dengan bahasa yang mudah dimengerti, sehingga Anda dapat dengan mudah memahami dan mempraktikkannya.
4.                                 Ruang Lingkup Manajemen Keuangan
Terdapat beberapa ruang lingkup pada manajemen keuangan yang harus dimengerti oleh manajer.  Berikut 3 ruang lingkup manajemen keuangan, yaitu:
a.       Keputusan Pendanaan
Keputusan pendanaan mencakup segala kebijakan manajemen yang berhubungan dengan cara memperoleh dana perusahaan. Misalnya, kebijakan perusahaan untuk menerbitkan surat berharga seperti obligasi, serta kebijakan utang jangka pendek dan panjang. Dana tersebut bisa berasal dari internal maupun eksternal perusahaan.
b.      Keputusan Investasi
Keputusan investasi meliputi segala yang berkaitan dengan kebijakan penanaman modal perusahaan seperti aktiva tetap (fixed assets). Contohnya seperti gedung, tanah, dan mesin. Investasi juga bisa dalam bentuk aktiva finansial berupa surat-surat berharga seperti obligasi dan saham.
c.       Keputusan Pengelolaan Asset
keputusan pengelolaan asset meliputi kebijakan yang berkaitan dengan pengelolaan aset yang dimiliki secara efisien. Hal tersebut diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

5.                                 Tujuan Manajemen Keuangan
Dalam manajemen keuangan tentunya memiliki tujuan yang harus dicapai.
Berikut 9 tujuan manajemen keuangan.
  • Memaksimalkan Keuntungan
Dengan kebijakan yang tepat, maka manajemen keuangan dapat memaksimalkan keuntungan dalam jangka panjang.

  • Menjaga Arus Kas (Cash Flow)
Suatu perusahaan tentunya akan sering mengeluarkan dana. Misalnya, untuk pembayaran gaji karyawan, membayar sewa, membeli bahan baku, dan transaksi pengeluaran dana lainnya. Oleh karena itu, arus kas harus diawasi dan dikendalikan.
Jika tidak, maka dapat menyebabkan kelebihan pengeluaran (overbudget) yang dapat merugikan perusahaan.
  • Mempersiapkan Struktur Modal
Dalam mempersiapkan struktur modal, maka manajer harus menyeimbangkan pembiayaan yang dimiliki dengan dana yang dipinjam oleh perusahaan.
  • Memaksimalkan Manfaat Keuangan Perusahaan
Manajer keuangan mengawasi penggunaan uang perusahaan.
Anggaran dana yang digunakan untuk kegiatan yang tidak menguntungkan perusahaan dapat dipangkas (cut). Kemudian, dana tersebut dapat dialokasikan untuk kegiatan lain yang lebih menguntungkan perusahaan.
  • Mengoptimalkan Kekayaan Perusahaan
Manajer keuangan akan berusaha untuk memberikan dividen semaksimal mungkin kepada para pemegang saham.
Manajer keuangan juga akan berusaha untuk meningkatkan pasar saham, karena hal tersebut berkaitan dengan kinerja perusahaan.
  • Meningkatkan Efisiensi
Efisiensi pada semua departemen dalam perusahaan perlu ditingkatkan.
Dengan penyaluran dana yang tepat pada semua aspek, maka efisiensi perusahaan akan mengalami peningkatan.
  • Memastikan Kelangsungan Hidup Perusahaan
Bagian keuangan berperan besar untuk membuat perusahaan bisa bertahan pada persaingan bisnis yang sangat kompetitif.
Keputusan yang berkaitan dengan keuangan harus dilakukan secara hati-hati.
Kesalahan penggunaan keuangan dapat mengakibatkan hal yang fatal bagi perusahaan. Bahkan, dapat mengakibatkan kebangkrutan.
  • Mengurangi Risiko Operasional
Risiko operasional dapat diminimalisasi dengan manajemen keuangan yang baik. Dengan risiko bisnis yang penuh dengan ketidakpastian, maka keputusan yang tepat perlu dilakukan oleh manajer keuangan.
  • Mengurangi Biaya Modal
Agar penggunaan biaya modal dapat diminimalisasi, maka perencanaan struktur modal perlu dibuat sedemikian rupa oleh manajer keuangan

6. Perbekalan
Pengertian perbekalan adalah kegiatan yang berhubungan dengan perlengkapan dan peralatan yang diperlukan organisasi. Beberapa kegiatannya adalah pengadaan barang, penyimpanan barang, hingga pemusnahan barang yang tidak diperlukan
7. Tata usaha
Pengertian Tata Usaha
Secara umum tata usaha merupakan penyelenggaraan kegiatan administrasi yang berkaitan dengan tulis-menulis atau pengumpulan data, termasuk dalam hal keuangan dan sebagainya dalam sebuah perusahaan, organisasi maupun negara.
Di bawah ini pengertian tata usaha menurut para ahli:
  • Menurut Nawawi dan Martini (1996)
Tata usaha adalah kegiatan menghimpun, mengadakan, mencatat, menggandakan, menyimpan serta mengirim berbagai data informasi yang berguna untuk mewujudkan tugas pokok organisasi.
  • Menurut The Liang Gie (1996)
Tata usaha merupakan serangkaian aktivitas penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pengiriman dan penyimpanan berbagai macam keterangan yang dibutuhkan dalam setiap organisasi.
  • Menurut Saiman (2002)
Tata usaha merupakan suatu kegiatan pencatatan dan penyusunan berbagai macam keterangan. Tujuannya adalah agar keterangan-keterangan tersebut bisa dipergunakan secara langsung sebagai bahan atau sumber informasi bagi siapa saja yang membutuhkan, khususnya pimpinan organisasi/perusahaan yang bersangkutan.
Berdasarkan pengertian-pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa bagian tata usaha baik di sekolah, kantor, atau instansi lainnya merupakan salah satu bagian yang cukup penting serta cukup sibuk karena paling sering dikunjungi. Mulai dari pendaftaran siswa baru, pengurusan berkas karyawan, pengurusan berkas kenaikan jabatan dan lain sebagainya.
 Semua hal yang berhubungan dengan tulis-menulis dan pencatatan data merupakan tanggung jawab dari bagian tata usaha.
Tugas Tata Usaha
Berdasarkan struktur organisasinya tata usaha terbagi dalam beberapa sub bagian yang mana setiap sub bagian memiliki rincian tugasnya masing-masing. Berikut beberapa tugas tata usaha menurut sub bagiannya:
1.      Kepala TU (Tata Usaha)
  • Mengkoordinasi dan melaksanakan kegiatan organisasi/instansi
  • Membina dan pengembangan karier pegawai tata usaha
  • Memberi penilaian hasil kerja karyawan
  • Menyusun program tata usaha
  • Membantu mengelola keuangan
  • Membagi tugas tata usaha dan pembantu pelaksana
  • Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala
2.      Sie Keuangan/Pemegan Kas Cabang (PKC)
  • Membuat LPJ keuangan
  • Membuat usulan kebutuhan belanja rutin (DUKDA)
  • Membukukan semua keuangan rutin, gaji dan kesra
  • Merekap daftar hadir pegawai
  • Mengambil dan menyimpan dana rutin
  • Mengambil dan membayarkan gaji dan kesra karyawan
  • Membayar belanja dari dana rutin
  • Membuat SPJ penggunaan dana rutin
  • Menyusun penilaian kinerja bulanan
3.      Sie Keuangan/Pembantu Bendahara Komite
  • Mengetik/membuat surat-surat
  • Menerima IPDB/iuran
  • Membantu mengerjakan pembukuan komite
4.      Sie Sarana/Prasarana (Investaris)
  • Pelayanan penggunaan barang investaris
  • Mengusulkan penghapusan barang investaris
  • Laporan investaris barang secara berkala
  • Membuat daftar kebutuhan barang
  • mencatat barang yang masuk ke buku penerimaan
  • Mencatat barang yang rusak berat, rusak ringan ke dalam buku keadaan barang
  • Menyimpan dokumen barang investaris
  • Mencatat barang investarus ke buku induk investaris
  • Mencatat barang yang diperbaiki ke dalam buku perawatan
  • Menyimpan, merawat, dan memperbaiki barang investaris
  • Memberikan nomor kode barang investaris
  • Membuat daftar barang investaris tiap ruang
5.      Sie Kepegawaian
  • Pelayanan umum administrasi kepegawaian
  • Membuat DP3 tahunan
  • Membuat laporan kepegawaian sesuai permintaan dinas atau secara berkala
  • Mengumpulkan data kepegawaian
  • Memasukkan data kepegawaian ke buku induk pegawai
  • Membuat SK pembagian tugas karyawan
  • Membuat analisa kebutuhan karyawan
  • Membuat DUK tahunan
  • Membuat data statistik keberadaan karyawan
  • Membuat buku kontrol kenaikan pangkat dan gaji berkala
  • Mengusulkan kenaikan pangkat dan kenaikan gaji berkala, serta tanda penghargaan pengabdian.
  • Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan
6.      Agenda dan Arsip
  • Menulis papan statistik
  • Pelayanan surat-menyurat
  • Membuat lembar disposisi pada surat masuk
  • Mengagendakan surat masuk dan surat keluar
  • Menyimpan atau mengarsipkan surat masuk dan keluar pada file sesuai kelompok/klasifikasi surat
  • Mengarsipkan dan merawat keutuhan dokumen
  • Pengetikan surat-surat
Fungsi Tata Usaha
Dalam menjalankan tugasnya, tata usaha menyelenggarakan fungsi sebagai berikut:
1.                                  Pelayanan informasi
2.                                  Pelaksanaan urusan keuangan
3.                                  Koordinasi penyusunan rencana, evaluasi program dan anggaran, serta laporan
4.                                  Penyusunan organisasi dan tata laksana
5.                                  Pengelolaan urusan kepegawaian
6.                                  Penyusunan peraturan
7.                              dan pelaksanaan urusan ketatausahaan, rumah tangga, perlengakapan, dan pengelolaan                 barang milik organisasi/instansi
8. Public Relation
public relation adalah usaha yang direncanakan secara terus-menerus dengan sengaja, guna membangun dan mempertahankan pengertian timbal balik antara organisasi dan masyarakatnya. Pendapat ini menunjukkan bahwa public relation dianggap sebuah proses atau aktivitas yang bertujuan untuk menjalin komunikasi antara organisasi dan pihak luar organisasi (Coulsin-Thomas, 2002).
Pengertian public relation adalah: Interaksi dan menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan untuk kedua belah pihak, dan merupakan profesi yang profesional dalam bidangnya karena merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuan organisasi dengan secara tepat dan dengan secara terus menerus karena public relation merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan (Maria, 2002, p.7).
Hal ini didukung oleh pendapat Alma yang mengatakan bahwa “public relation adalah kegiatan komunikasi yang dimaksudkan untuk membangun citra yang baik terhadap perusahaan” (2002, p.145). Sedangkan Marston mengatakan “public relation adalah suatu perencanaan dengan menggunakan komunikasi persuasif untuk mempengaruhi persepsi masyarakat” (1999, p.1). Scholz (1999,p.2) mengatakan bahwa “public relation adalah suatu perencanaan yang mendorong untuk mempengaruhi persepsi masyarakat melalui pelaksanaan tanggung jawab sosial berdasarkan suatu komunikasi timbal balik untuk mencapai keuntungan pada kedua belah pihak”.
Pengertian public relation secara umum dan khusus sebagai berikut:
1. Pengertian Umum Public relation adalah proses interaksi dimana public relation menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak, dan menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik, bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan saling adanya pengertian, dan citra yang baik dari publiknya. Crystallizing Public Opinion menyebutkan bahwa public relation adalah profesi yang mengurusi hubungan antara suatu perusahaan dan publiknya yang menentukan hidup perusahaan itu (Widjaja,2001).
2. Pengertian Khusus Public relation adalah fungsi khusus manajemen yang membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian, dukungan, dan kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespon opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani minat publik, membantu manajemen untuk tetap mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren, dan menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi sebagai alat utama (Maria, 2002). Dalam buku dasar-dasar public relation (Wilcox dan Cameron,2006,p.5) juga mengatakan bahwa “public relations is a management function, of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or maybe concerned by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as far as possible their own policies and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive corporation and more efficient fulfillment of their common interests”. yang kurang lebih memiliki arti public relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi atau lembaga umum dan swasta untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang mempunyai hubungan atau kaitan, dengan cara mengevaluasi opini publik mengenai organisasi atau lembaga tersebut, dalam rangka mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.

Tujuan Public Relation
Tujuan utama dari public relation adalah mempengaruhi perilaku orang secara individu maupun kelompok saat saling berhubungan, melalui dialog dengan semua golongan, dimana persepsi, sikap dan opininya penting terhadap suatu kesuksesan sebuah perusahaan (Davis, 2003).
Menurut Rosady Ruslan (2001, p.246) tujuan public relation adalah sebagai berikut:
a.       Menumbuhkembangkan citra perusahaan yang positif untuk publik eksternal atau masyarakat dan konsumen.
b.      Mendorong tercapainya saling pengertian antara publik sasaran dengan perusahaan.
c.       Mengembangkan sinergi fungsi pemasaran dengan public relation.
d. Efektif dalam membangun pengenalan merek dan pengetahuan merek.
d.      Mendukung bauran pemasaran.
Jefkins (2003, p.54) mendefinisikan dari sekian banyak hal yang bisa dijadikan tujuan public relation sebuah perusahaan, beberapa diantaranya yang pokok adalah sebagai berikut:
a.       Untuk mengubah citra umum di mata masyarakat sehubungan dengan adanya kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
b.      Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.
c.       Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh perusahaan kepada masyarakat dalam rangka mendapatkan pengakuan.
d.      Untuk memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pangsa pasar baru.
e.       Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.
f.       Untuk memperbaiki hubungan antar perusahaan itu dengan masyarakatnya, sehubungan dengan telah terjadinya suatu peristiwa yang mengakibatkan kecaman, kesangsian, atau salah paham di kalangan masyarakat terhadap niat baik perusahaan.
g.       Untuk mendidik konsumen agar mereka lebih efektif dan mengerti dalam memanfaatkan produk-produk perusahaan.
h.      Untuk meyakinkan masyarakat bahwa perusahaan mampu bertahan atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.
i.        Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam menghadapi resiko pengambilalihan oleh pihak lain.
j.        Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.
k.      Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para pimpinan perusahaan organisasi dalam kehidupan sosial sehari-hari.
l.        Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari suatu acara.
m.    Untuk memastikan bahwa para politisi benar-benar memahami kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif, agar perusahaan yang bersangkutan terhindar dari peraturan, undang-undang, dan kebijakan pemerintah yang merugikan.
n.      Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan perusahaan, agar masyarakat luas mengetahui betapa perusahaan itu mengutamakan kualitas dalam berbagai hal.
Secara keseluruhan tujuan dari public relation adalah untuk menciptakan citra baik perusahaan sehingga dapat menghasilkan kesetiaan publik terhadap produk yang ditawarkan oleh perusahaan (Mulyana, 2007). Selain itu public relation bertujuan untuk menciptakan, membina dan memelihara sikap budi yang menyenangkan bagi lembaga atau organisasi di satu pihak dan dengan publik di lain pihak dengan komunikasi yang harmonis dan timbal balik (Maria, 2002).
Fungsi Public Relation
Menurut Maria (2002, p.31), “public relation merupakan satu bagian dari satu nafas yang sama dalam organisasi tersebut, dan harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut”. Hal ini sekedar memberikan gambaran tentang fungsi public relation yaitu:
  1. Kegiatan yang bertujuan memperoleh itikad baik, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publik atau masyarakat pada umumnya.
  2. Memiliki sasaran untuk menciptakan opini publik yang bisa diterima dan menguntungkan semua pihak.
  3. Unsur penting dalam manajemen guna mencapai tujuan yang spesifik, sesuai harapan publik, tetapi merupakan kekhasan organisasi atau perusahaan. Sangat penting bagaimana organisasi memiliki warna, budaya, citra, suasana, yang kondusif dan menyenangkan, kinerja meningkat, dan produktivitas bisa dicapai secara optimal.
  4. Usaha menciptakan hubungan yang harmonis antara organisasi atau perusahaan dengan publiknya, sekaligus menciptakan opini publik sebagai efeknya, yang sangat berguna sebagai input bagi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.
    Dapat disimpulkan bahwa public relation lebih berorientasi kepada pihak perusahaan untuk membangun citra positif perusahaan, dan hasil yang lebih baik dari sebelumnya karena mendapatkan opini dan kritik dari konsumen. Tetapi jika fungsi public relation yang dilaksanakan dengan baik benar-benar merupakan alat yang ampuh untuk memperbaiki, mengembangkan peraturan, budaya organisasi, atau perusahaan, dan suasana kerja yang kondusif, serta peka terhadap karyawan, maka diperlukan pendekatan khusus dan motivasi
    dalam meningkatkan kinerjanya. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi public relation adalah memelihara, mengembangtumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah (Black, 2002).
C.    FUNGSI ADMINISTRASI
Berikut ini adalah beberapa fungsi administrasi dalam organisasi:
  1. Planning (Perencanaan)
Planning adalah kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.
  1. Organizing (Penyusunan)
Organizing adalah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
  1. Coordinating (Kordinasi)
Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.
  1. Reporting (Laporan)
Reporting adalah aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.


BAB III
KESIMPULAN 
            Administrasi  mengandung makna pelayanan atau pun pengelolaan , Lembaga Administrasi Negara mengemukakan pentingnya administrasi dalam kehidupan bermasyarakat , berbangsa , dan bernegara .
Organisasi  mengandung  pengertian suatu wadah yang didalam nya terdapat anggota-anggota yang merencanakan kerja untuk mencapai tujjuan.organisasi dalam suatu pemerintahan berperan sangat penting.
Manajemen  dan administrasi di kemukakan oleh beberapa orang adalah artinya sama, dan adapula yang mengemukakan berbeda .




No comments for "Makalah Tentang Administrasi Fisipol"

Post a Comment

Silahkan berkomentar dengan bijak dan sesuai dengan pembahasan..